Keine Quittungen, keine Immobilien: Warum Finanzdokumentation für den Projekterfolg unerlässlich ist

Hallo Freunde!

Einer der Sätze, die ich viel zu oft von Immobilieninvestoren und -entwicklern höre, ist:

„Es ist alles in meinem Kopf – ich habe es unter Kontrolle.“

Aber dann ... schlage ich die Bücher auf und merke schnell, dass die Dinge nicht gerade „unter Kontrolle“ sind.

Quittungen fehlen, Verträge sind unvollständig, Rechnungen kursieren in WhatsApp-Chats und Excel-Tabellen sind veraltet oder gar nicht mehr aktuell.

Und wissen Sie was? Es ist nicht ihre Schuld.

Den meisten Menschen wurde nie beigebracht, wie man eine angemessene Finanzstruktur für ein Immobiliengeschäft aufbaut. Lassen Sie uns also darüber sprechen, wie diese Grundlage aussehen sollte – bevor Ihr erster Kredit oder Ihr erster Dollar in ein Projekt investiert wird.

Wie sieht ein solides Finanzsystem aus?

Dokumentierte Ausgaben

Jede Rechnung eines Auftragnehmers, jede Zahlung eines Lieferanten und jede unterzeichnete Vereinbarung wird gespeichert, beschriftet und dem jeweiligen Projekt zugeordnet, zu dem sie gehört.

Organisierte Buchhaltungssoftware

Verwenden Sie ein Tool, das jede Transaktion nach Projekt, Kostenart und Datum kategorisiert (dies wird als Ihr Kontenplan bezeichnet).

Schneller Zugriff auf Daten

Sie müssen nicht mehr E-Mails durchsuchen oder Ihren Auftragnehmer anrufen – alles sollte mit einem Klick verfügbar sein.

Was passiert ohne ordnungsgemäße Dokumentation?

Ein Auftragnehmer verlangt eine Zahlung, aber Sie sind nicht sicher, ob er bereits bezahlt wurde.

Ihre Kosten überschreiten Ihr Budget – aber Sie wissen nicht, warum oder wo.

Eine Bank oder ein Investor fordert einen Bericht an – und Sie bemühen sich, ihn innerhalb von 48 Stunden zusammenzustellen.

Es kommt zu Geldverlusten, aber Sie wissen nicht, wohin das Geld fließt oder wie Sie es stoppen können.

Und um es klar zu sagen: Es geht nicht nur darum, organisiert zu bleiben. Es geht darum, Geld zu sparen.

Echtes Beispiel aus meiner Arbeit

Bei einem Projekt, an dem ich beteiligt war, belief sich der Gesamtwert der fertigen Arbeiten auf 250,000 US-Dollar.

Ein Auftragnehmer reichte eine zusätzliche Rechnung über 40,000 US-Dollar ein – die Quittungen stimmten jedoch nicht überein.

Da wir einen sauberen Auszahlungsplan und ein System hatten, das jede vorherige Zahlung nachverfolgte, konnten wir nachweisen, dass der Betrag bereits ausgezahlt worden war.

Durch diese eine Tabelle konnte der Entwickler 40,000 US-Dollar sparen – und das in nur 10 Minuten.

Ohne? Dieses Geld wäre unnötigerweise erneut gezahlt worden.

So erstellen Sie eine saubere und zuverlässige Dokumentation

1. Verwenden Sie eine Buchhaltungssoftware, die speziell für Immobilien entwickelt wurde

QuickBooks ist ein großartiger Ausgangspunkt. Abhängig von Ihrer Struktur benötigen Sie möglicherweise etwas Robusteres – insbesondere, wenn Sie mehrere Immobilien verwalten, die Gehaltsabrechnung erledigen oder mit externen Investoren zusammenarbeiten.

2. Arbeiten Sie mit einem genehmigten Budget (Pro Forma)

Jeder Vertrag und jede Zahlung sollte an ein Budget gebunden sein, das die Fixkosten, die Softkosten, die Finanzierung, Eventualverbindlichkeiten usw. aufschlüsselt.

3. Verfolgen Sie alles mit einem Ziehungsplan

Dies ist die DNA Ihres Projekts:

Wer hat was wann getan, wie viel wurde erledigt und welcher Prozentsatz wurde bezahlt.

4. Speichern Sie Dokumente in der Cloud, nicht in WhatsApp

Im Ernst: Hören Sie auf, Quittungen auf Ihrem Desktop zu speichern oder sie sich selbst per SMS zu schicken.

Verwenden Sie Tools wie Google Drive, Dropbox oder SharePoint, um alles in strukturierten Ordnern zu speichern, auf die Ihr Team zugreifen (und die es sichern) kann.

Hinweise:

Der geringe Aufwand, der für den Aufbau eines soliden Finanzsystems erforderlich ist, kann Ihnen Zehntausende oder sogar Hunderttausende von Dollar ersparen – ganz zu schweigen vom Stress im Umgang mit Banken, Investoren und … Ihrem eigenen Seelenfrieden.

In meinem nächsten Beitrag werde ich zeigen, wie diese Dokumentation Ihnen nicht nur dabei hilft, den Überblick zu behalten, sondern auch dabei, intelligentere Entscheidungen zu treffen.

Denn bei der Immobilienbuchhaltung geht es nicht nur um Steuern. Es geht um finanzielle Führung