Keine Quittungen, keine Immobilien: Warum Finanzdokumentation für den Projekterfolg unerlässlich ist

Keine Quittungen, keine Immobilien: Warum Finanzdokumentation für den Projekterfolg unerlässlich ist

Einer der Sätze, die ich von etlichen Unternehmern und Investoren höre, lautet: „Ich habe alles im Kopf, alles unter Kontrolle.“

Doch in der Praxis ist es so, dass die Bücher, die ich zur Rezension erhalte, normalerweise nicht „sauber“ sind. Wie also fangen Sie an, das Chaos zu beseitigen? Ich verlange sämtliche Unterlagen und stelle meist fest, dass es ein Chaos aus Quittungen, fehlenden Verträgen, Rechnungen auf WhatsApp und veralteten Excel-Dateien gibt.

Und das liegt nicht daran, dass es an Lust mangelt, sondern daran, dass ihnen niemand beigebracht hat, wie man eine gute Finanzinfrastruktur aufbaut.

Sprechen wir also kurz über die finanzielle Grundlage, die jeder Unternehmer braucht – noch bevor der erste Kredit aufgenommen oder der erste Cent in das Projekt investiert wird.

Was ist eine gute Finanzinfrastruktur?

ü Gesicherte Dokumente – jede Ausgabe, jede Vereinbarung, jede Zahlung an den Auftragnehmer – werden dokumentiert, gespeichert und mit dem jeweiligen Projekt verknüpft.

ü Ein organisiertes Buchhaltungssystem – eine Software oder ein System, das alles klar dokumentiert: nach Kategorien, nach Phasen, nach Daten oder was wir einen Kontenplan nennen.

ü Schneller Zugriff auf Informationen – kein Suchen in E-Mails oder Fragen beim Auftragnehmer erforderlich – alles per Mausklick.

Was passiert, wenn keine ordnungsgemäße Dokumentation vorliegt?

ü Ein Auftragnehmer verlangt eine Nachzahlung – und es gibt keine Möglichkeit zu überprüfen, ob diese bereits bezahlt wurde.

ü Die Ausgaben übersteigen das Budget – und es gibt keine Möglichkeit, genau zu wissen, was.

ü Die Bank oder der Investor fordert einen Bericht an – und Sie müssen ihn innerhalb von zwei Tagen „fertigstellen“.

ü Es geht zu viel Geld raus – und Sie sind nicht sicher, wohin oder warum.

Und es ist nicht nur eine Frage der Bestellung – es ist eine Frage des Geldes.

Ja, ich habe Unternehmer getroffen, die Zehntausende von Dollar verloren haben, nur weil sie keine genauen Aufzeichnungen über die Zahlungen hatten.

Ein Beispiel aus meiner Arbeit:

Bei dem Projekt, an dem ich gearbeitet habe, beliefen sich die Kosten für die Abschlussarbeiten auf etwa 250,000 US-Dollar.

Der Auftragnehmer reichte eine Nachzahlungsanforderung in Höhe von 40,000 US-Dollar ein, fügte jedoch nicht alle Rechnungen bei.

Dank eines guten Tracking-Systems und detaillierter Informationen zu jeder vorherigen Auszahlung konnten wir nachweisen, dass dieser Betrag bereits ausgezahlt wurde und der Unternehmer in 40,000 Minuten 10 $ sparte.

Ohne diese würde das Geld einfach wieder weg sein.

Wie erstellt man eine ordnungsgemäße Dokumentation?

· Wählen Sie ein Buchhaltungssystem, das auf Immobilien zugeschnitten ist:

QuickBooks ist ein guter Anfang. Es gibt noch weitere Softwareprogramme, aber es hängt davon ab, was Sie genau tun, zum Beispiel: Nur Immobilienverwaltung, ein Bauunternehmen, haben Sie Investoren? Besitzen Sie andere Unternehmen, müssen Sie Gehälter für Mitarbeiter vorbereiten usw.

· Arbeiten Sie mit einem vorab genehmigten Budget – der Pro-forma-Rechnung:

Jedes Dokument und jede Zahlung sollte auf einem von jemandem erstellten Budget basieren, das in feste Kosten, weiche Kosten, Finanzierung, Eventualverbindlichkeiten usw. unterteilt ist.

· Auszahlungsplan verwalten – eine Tracking-Tabelle nach Arbeitskategorien.

Wer hat was wann gemacht, wie viel wurde im Vergleich zum Plan tatsächlich erledigt und welcher Prozentsatz wurde bereits bezahlt – das ist die DNA des Projekts.

· Speichern Sie alles in der Cloud / in organisierten Ordnern (nein … speichern Sie nicht alles in Ihrer E-Mail und wenn Sie Mitarbeiter haben, speichern Sie nicht alles in deren persönlichen E-Mail).

Wir versenden keine Quittungen über WhatsApp und speichern sie auch nicht auf unserem Desktop. Google Drive, Dropbox, SharePoint, was auch immer Ihnen passt.

Erinnern:

Die geringen Kosten für den Aufbau der Infrastruktur werden Ihnen später Zehntausende, wenn nicht Hunderttausende von Dollar ersparen und außerdem den Druck auf Sie bei Banken, Investoren und ... Ihnen selbst verringern.

Im nächsten Beitrag werde ich zeigen, wie all diese Informationen nicht nur dabei helfen, Ordnung zu halten, sondern auch die richtigen Managemententscheidungen zu treffen.

Denn gute Buchhaltung bedeutet nicht nur Steuern, sondern auch kluges Management

Schreibt mir in die Kommentare – wie dokumentiert ihr eure Projekte?

Lihi